We selecteren 10 verhuurders voor de beta. Binnen 3 werkdagen hoor je of je erbij zit. De eerste maand is gratis. Laat het daarna weten en je account loopt door.
Eén auto, twee huurders, hetzelfde moment: een dubbele boeking kost je geld, tijd en soms een klant. Dubbele boekingen voorkomen doe je niet met beter opletten, maar met één planning en een paar vaste regels. Hieronder lees je hoe ze ontstaan, welke regels werken en wat je doet als het toch misgaat.
Hoe ontstaan dubbele boekingen?
Een dubbele boeking, of overboeking, ligt zelden aan één persoon. Meestal zit het in de manier van werken. Herken je een van deze situaties?
Meerdere kanalen. Boekingen komen binnen via de telefoon, mail, WhatsApp, je website en de balie. Tussen "ja" zeggen en het invoeren zit tijd, en in die tijd geeft een collega dezelfde auto weg.
Meerdere collega's. Twee mensen zien tegelijk dezelfde lege plek in de planning en zeggen allebei ja.
Een planning die achterloopt. Een Excel-bestand op één computer, een uitgeprinte weekplanning of een agenda die niet direct bijwerkt: je kijkt naar de situatie van een uur geleden.
Opties die blijven hangen. "Ik houd de bus tot morgen voor je vast" staat alleen in iemands hoofd of in een mail. Of de optie staat wel in de planning, maar niemand weet of hij nog geldt.
Onderhoud, schade of APK niet geblokkeerd. De auto staat bij de garage, maar lijkt in de planning vrij.
Een verlenging die niet is ingepland. De huurder vraagt of hij een dag langer mag, je zegt ja en vergeet dat de auto die dag al verhuurd is.
Een auto die later terugkomt. De huurder is drie uur te laat, terwijl de volgende klant al aan de balie staat.
Wat kost een dubbele boeking?
Ook als je het netjes oplost, betaal je ervoor. Je huurt in haast een auto bij een collega-verhuurder, of je geeft een duurdere auto mee voor dezelfde prijs. Je geeft korting, betaalt geld terug of vergoedt de schade van de klant. Je bent lang bezig met bellen en schuiven, vaak op het drukste moment van de dag. En je verliest vertrouwen: een klant die voor niets aan de balie stond, boekt de volgende keer misschien ergens anders, en vertelt het door.
Dubbele boekingen voorkomen: 8 vaste regels
Eén planning is de enige waarheid. Alles wat je toezegt, staat in dezelfde planning, en iedereen werkt daarin. Geen briefjes of eigen lijstjes: staat het er niet in, dan is het niet geboekt. Werk je nog in Excel, lees dan hoe je overstapt naar een verhuursysteem.
Alles wat een auto bezet houdt, staat erin. Niet alleen boekingen, maar ook opties, onderhoud, reparaties na schade en de APK. Een auto die niet kan rijden, is niet beschikbaar. De APK kun je al twee maanden vóór de vervaldatum laten doen zonder dat je tijd verliest, dus plan hem in een rustige week.
Plan tijd tussen twee verhuren. Een auto die om tien uur terugkomt, is om tien uur nog niet klaar. Reken de tijd mee voor schoonmaken, tanken of laden, controleren en schade vastleggen. Meet hoe lang dat bij jou echt duurt en tel er een marge bij op.
Geef elke optie een vervaldatum. Een optie staat in de planning met de naam van de klant en een einddatum. Is er op die datum geen bevestiging, dan vervalt de optie en is de auto weer vrij.
Bevestig pas na controle. Eerst kijken en invoeren, dan pas ja zeggen. Zeg aan de telefoon "ik zet hem nu voor je vast" en stuur daarna altijd een schriftelijke bevestiging.
Plan verlengingen direct in. Vraagt een huurder om een extra dag, kijk dan eerst of de auto daarna weer weg moet. Pas als de verlenging in de planning staat, zeg je ja.
Loop elke dag de vertrekken van morgen na. Welke auto's gaan morgen weg, komen ze vandaag op tijd terug en staat alles klaar? Zo zie je een botsing een dag van tevoren, niet aan de balie. Gebruik daarbij de checklist voor het meegeven van een auto.
Spreek af wat er gebeurt bij te laat terugbrengen. Leg in je huurcontract vast dat de huurder het meldt als hij later komt, en wat dat kost. Is een auto te laat en wacht er een klant op, bel de huurder dan meteen.
Het gaat toch mis: wat nu?
Ontdek je een dubbele boeking, wacht dan niet tot de klant voor je staat. Zo pak je het aan:
Kies welke boeking blijft. Kijk welke klant je het makkelijkst een goed alternatief kunt bieden. Bij twijfel houdt de klant met de eerste bevestiging de auto.
Zoek een oplossing vóór je belt. Een gelijkwaardige auto, een auto uit een hogere klasse voor dezelfde prijs, een auto van een collega-verhuurder of een ander ophaalmoment.
Bel de klant direct. Niet mailen of appen, maar bellen. Hoe eerder hij het weet, hoe meer keus hij nog heeft.
Wees eerlijk. Zeg dat er een fout in de planning zat en bied je excuses aan. Een smoes over pech komt vaak toch uit.
Bevestig de afspraak op schrift. Welke auto, welke prijs, welke compensatie. Wil de klant je alternatief niet, betaal dan alles terug.
Zoek daarna de oorzaak. Via welk kanaal kwam de tweede boeking binnen en welke stap werd overgeslagen? Pas je werkwijze daarop aan.
Tip
Spreek nu al met een of twee collega-verhuurders in de buurt af dat jullie elkaar met een auto uithelpen. Als het misgaat, heb je geen tijd om dat nog te regelen.
Afvinklijst: is je planning sluitend?
Alle boekingen, uit elk kanaal, staan in één planning
Iedereen in je team werkt in diezelfde planning
Onderhoud, reparaties en APK staan erin als blokkade
Tussen twee verhuren zit vaste tijd om de auto klaar te maken
Elke optie heeft een naam en een vervaldatum
Je bevestigt pas als de boeking in de planning staat
Verlengingen plan je in vóór je ja zegt
Je loopt elke dag de vertrekken van morgen na
Je huurcontract regelt wat er gebeurt bij te laat terugbrengen
Je weet welke collega je belt als het toch misgaat
Zo doe je dit met Bookem
In Bookem staan alle boekingen in één planning met actuele beschikbaarheid, zodat je direct ziet welke auto's vrij zijn. Onderhoud, reparaties en andere redenen waarom een auto niet kan rijden, zet je erin als blokkade. Het dagoverzicht laat zien wat er vandaag moet gebeuren en welke acties nog openstaan. Klanten regelen hun gegevens, huurcontract en betaling zelf in het klantportaal, dus er gaat minder via losse berichten. Bookem werkt op telefoon, tablet en computer: iedereen kijkt in dezelfde planning, ook bij de auto. Lees meer over boeken en plannen in Bookem.
Hoe houd je de beschikbaarheid van huurauto's bij?
Met één planning waarin alles staat wat een auto bezet houdt: boekingen, opties, onderhoud, reparaties en verlengingen. Iedereen werkt in die planning en je bevestigt pas als de boeking erin staat. Een planning die direct bijwerkt, voorkomt dat twee collega's tegelijk dezelfde auto weggeven.
Hoeveel tijd plan je tussen twee verhuren?
Dat hangt af van je auto's en je werkwijze. Meet een paar keer hoe lang schoonmaken, tanken of laden, controleren en schade vastleggen echt duurt. Tel daar een marge bij op voor een huurder die iets later is. Een camper klaarmaken kost meer tijd dan een kleine stadsauto.
Moet je een klant compenseren bij een dubbele boeking?
Een bevestigde boeking is een afspraak. Kom je die niet na, dan moet je in principe de schade vergoeden die de klant daardoor lijdt, bijvoorbeeld als hij elders duurder moet huren (artikel 6:74 Burgerlijk Wetboek). Bied daarom altijd een gelijkwaardig alternatief of geld terug. Wat je precies verschuldigd bent, hangt af van de situatie en je voorwaarden; laat die nakijken door een jurist.
#Verhuurpraktijk