We selecteren 10 verhuurders voor de beta. Binnen 3 werkdagen hoor je of je erbij zit. De eerste maand is gratis. Laat het daarna weten en je account loopt door.
Een discussie over schade, brandstof of kosten bij het terugbrengen begint eigenlijk bij het meegeven: wat je bij de overdracht niet vastlegt, kun je later niet bewijzen. Met een vaste checklist voor het meegeven van een auto leg je alles vast voordat de huurder wegrijdt. Hieronder lees je wat je controleert en wat je afspreekt, en vind je een afvinklijst die je zo kunt overnemen.
Waarom gaat het mis bij het meegeven?
Bijna nooit omdat iemand niet weet hoe het moet. Het gaat mis door:
Haast. Drie klanten tegelijk, en de foto's van de achterkant schieten erbij in.
Een nieuwe medewerker. Wie het proces niet kent, vergeet de stap die jij automatisch doet.
Een ongeduldige klant. "Het is goed zo, ik zie het al." Juist dan sla je de controle over.
Het gevolg zie je pas later: een deuk waarvan niemand weet of hij er al zat, een tank die "al halfleeg was" of een borg die nooit binnenkwam. En huurders letten zelf ook op. De ACM raadt hen aan om bestaande schade op het huurcontract te laten zetten en bij het terugbrengen samen met de verhuurder te kijken.
Auto meegeven: de checklist vóór vertrek
Of je het nu meegeven of uitgifte noemt: loop deze acht punten elke keer in dezelfde volgorde langs. Dan wordt het een gewoonte, ook voor nieuwe collega's.
1. Betaling en borg zijn binnen
Controleer of het geld echt binnen is. Een screenshot van een overboeking is geen betaling. Ontbreekt de borg, dan gaat de auto niet mee. Hoe hoog je borg is en wat je ermee verrekent, lees je in Borg of eigen risico: wat spreek je af?
2. Huurcontract en voorwaarden zijn getekend
De huurder heeft het huurcontract getekend en je algemene voorwaarden vooraf gekregen. Andere afspraken, zoals een latere terugbrengtijd of een fietsendrager, zet je in het contract en niet alleen in een appje.
3. Het rijbewijs klopt
Kijk naar drie dingen: is het rijbewijs geldig, past de categorie bij het voertuig en staat dezelfde naam erop als op het huurcontract? Rijbewijs B is genoeg voor een auto of bestelbus tot 3.500 kilo toegestane maximummassa. Een zwaardere camper vraagt in de regel C1. Een aanhanger boven 750 kilo mag met gewoon rijbewijs B alleen als auto en aanhanger samen niet boven 3.500 kilo komen; daarboven is code 96 of BE nodig.
Ben je zakelijk klant bij de RDW, dan kun je de geldigheid van een Nederlands rijbewijs online controleren. Wat je van een rijbewijs wel en niet mag vastleggen, lees je in Rijbewijs controleren bij autoverhuur.
4. Extra bestuurders staan op het contract
Rijdt er nog iemand? Zet die persoon op het huurcontract en controleer ook zijn rijbewijs. Wie niet op het contract staat, rijdt niet.
5. Kilometerstand en brandstof zijn vastgelegd
Maak een foto van het dashboard waarop de kilometerstand en de brandstofmeter goed te lezen zijn, of het laadpercentage bij een elektrische auto. Zet beide ook in het huurcontract.
6. Bestaande schade is rondom gefotografeerd
Loop in een vaste volgorde om de auto, bijvoorbeeld linksvoor beginnen en met de klok mee. Fotografeer elke kant en hoek, de velgen, de ruiten en het interieur, en maak close-ups van elke bestaande deuk of kras. Laat de huurder de foto's en de schadelijst zien voordat hij wegrijdt. Hoe je een volledig fotoprotocol opzet, lees je in Schade aan een huurauto vastleggen.
7. Toebehoren en papieren liggen erin
Denk aan de laadkabel, het kinderzitje en de fietsendrager, maar ook aan de kentekencard: wie rijdt, moet die bij zich hebben. Leg een leeg Europees schadeformulier met je verzekeringsgegevens in het dashboardkastje. Noteer wat er meegaat, dan weet je wat er terug moet komen.
8. Afspraken over terugbrengen zijn helder
Bespreek ze hardop en zet ze in het contract:
Tijd en plek: wanneer en waar komt de auto terug, en wat als dat later wordt?
Brandstof of laden: vol mee en vol terug, of reken je af wat ontbreekt?
Buitenland: mag de huurder de grens over, en naar welke landen? Geef dan de groene kaart mee, het internationale verzekeringsbewijs, en zorg voor de uitrusting die daar verplicht is, zoals veiligheidshesjes of een milieusticker.
Pech en schade: welk nummer belt de huurder, en wat doet hij bij een aanrijding?
Bij het terugbrengen: dezelfde ronde
Het terugbrengen is het spiegelbeeld van het meegeven:
Noteer het tijdstip waarop de auto terug is.
Fotografeer het dashboard met kilometerstand en brandstof of laadniveau.
Loop dezelfde fotoronde en vergelijk met de foto's van het meegeven.
Bekijk nieuwe schade samen met de huurder en leg die meteen vast.
Neem de sleutels en alle toebehoren in ontvangst.
Maak de eindafrekening: kilometers, brandstof, eventuele schade en de borg.
Wordt de auto buiten openingstijden teruggebracht, controleer hem dan zo snel mogelijk, noteer wanneer, en leg vooraf in je voorwaarden vast hoe je dat doet.
Zo houd je het meegeven kort
Laat de klant vooraf zoveel mogelijk zelf regelen: gegevens, rijbewijs, huurcontract en betaling, online en vóór de ophaaldag. Aan de balie blijft dan alleen de auto over.
Zet de auto klaar met de papieren erin. Dan hoef je niet te zoeken als de klant er staat.
Houd steeds dezelfde volgorde aan. Dezelfde fotoronde, dezelfde punten. Na een paar keer doe je het zonder nadenken.
Spreid de ophaaltijden. Liever elk kwartier een klant dan vier tegelijk om negen uur.
Tip
Laat een nieuwe medewerker de eerste weken samen met een collega meegeven, met de afvinklijst hieronder in de hand. Zo leert hij vanaf dag één de vaste volgorde.
Extra bestuurders op het contract, rijbewijs gecontroleerd
Foto van kilometerstand en brandstof of laadniveau
Rondom gefotografeerd, ook velgen, ruiten en interieur
Bestaande schade aan de huurder getoond
Toebehoren, kentekencard en schadeformulier in de auto
Tijd, plek, brandstof, buitenland en pech besproken
Bij het terugbrengen
Tijdstip genoteerd
Foto van kilometerstand en brandstof of laadniveau
Dezelfde fotoronde gelopen en vergeleken
Nieuwe schade samen bekeken en vastgelegd
Sleutels en toebehoren terug
Eindafrekening gemaakt, borg afgehandeld
Zo doe je dit met Bookem
Bookem laat vóór het meegeven zien wat er nog ontbreekt, zoals een betaling, een handtekening of het rijbewijs. De klant regelt zijn gegevens, rijbewijs, huurcontract en iDEAL-betaling vooraf zelf in het klantportaal, en ondertekent het contract digitaal. Bij het meegeven en terugbrengen leg je foto's, kilometerstand en brandstof vast bij de boeking, gewoon op je telefoon of tablet. Komt er later een vraag, dan staat alles op één plek.
Wat als de klant geen tijd heeft voor de controle?
Doe hem toch, en leg uit waarom: de foto's beschermen de klant net zo goed als jou. Heeft de klant alles vooraf geregeld en werk je met een vaste volgorde, dan is de ronde om de auto snel gedaan.
Moet de huurder tekenen voor bestaande schade?
Dat is verstandig. Laat de huurder de foto's en de schadelijst zien en voor akkoord tekenen voordat hij wegrijdt. Dan staat vast hoe de auto eruitzag toen hij hem kreeg, en kan hij later niet zeggen dat hij de schade niet kende.
Wat als de huurder zijn rijbewijs niet bij zich heeft?
Geef de auto dan niet mee. Wie rijdt, moet een geldig rijbewijs bij zich hebben, en jij wilt het echte document zien voordat de huurder wegrijdt. Een foto op een telefoon is niet genoeg.
#Verhuurpraktijk