Algemene voorwaarden

In het kort

Hieronder de belangrijkste afspraken in gewone taal. Bij verschil geldt de volledige tekst van de artikelen.

• Zakelijk gebruik. Bookem is bedoeld voor zakelijke klanten en niet voor consumenten (artikel 1).
• Gratis proefperiode. De proefperiode duurt standaard 30 kalenderdagen en wordt niet automatisch een betaald abonnement. Voor betaald gebruik is een actieve bevestiging nodig (artikel 4).
• Maandelijks abonnement. Activeer je na de proefperiode geen betaald abonnement, dan stopt het gebruik vanzelf. Na je bevestiging loopt het abonnement per maand en kun je altijd opzeggen tegen het einde van de maand (artikel 4 en 5).
• Introductietarief. De eerste 10 bedrijven in de bèta en de 20 bedrijven daarna betalen na de gratis maand € 500 per maand excl. btw voor alle huidige functies, 6 maanden vast. Daarna gelden de pakketten en prijzen van dat moment, wat we minimaal 60 dagen vooraf laten weten (artikel 4a en 7).
• Betaling en opschorting. Bij een achterstand krijg je eerst een herinnering met een nieuwe uiterste betaaldatum. Daarna mogen we betaalde functies opschorten, maar je kunt je gegevens altijd blijven exporteren (artikel 6).
• Jouw gegevens blijven van jou. We gebruiken je gegevens alleen om Bookem te leveren, te beveiligen en te onderhouden (artikel 8).
• Persoonsgegevens. Voor de gegevens van je huurders ben jij verantwoordelijk; wij verwerken ze namens jou en beveiligen ze goed (artikel 9).
• AI en OCR. AI en tekstherkenning helpen bij het werk, maar kunnen fouten maken. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen (artikel 10).
• Productverbetering. We gebruiken alleen technische en echt geanonimiseerde gegevens om Bookem beter te maken (artikel 11).
• Automatische berichten. Jij bepaalt wat Bookem namens jou verstuurt; wij zorgen dat het technisch goed werkt (artikel 12).
• Beschikbaarheid en support. Zonder aparte SLA garanderen we geen percentage, maar we reageren binnen 2 werkdagen op een supportvraag (artikel 15).
• Back-ups. We maken dagelijks back-ups voor herstel na een storing (artikel 16).
• Export en stoppen. Je kunt je gegevens altijd exporteren en overstappen. Na het einde blijft je omgeving 90 dagen beschikbaar voor export (artikel 17).
• Aansprakelijkheid. Tijdens de proef en bèta is die sterk beperkt; bij betaald gebruik tot maximaal drie maanden abonnementsgeld (artikel 21 en 22).
• Externe diensten. Bookem gebruikt diensten zoals hosting, e-mail, WhatsApp, AI en OCR. Hun beschikbaarheid kunnen we niet garanderen, onze eigen keuzes blijven onze verantwoordelijkheid (artikel 14 en 23).
• Nederlands recht is van toepassing (artikel 28).

1. Wie zijn wij en wanneer gelden deze voorwaarden?

1. Bookem is een online softwaredienst van Nofik, gevestigd in Harlingen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98865498, btw-nummer 868677358B01, hierna: "Nofik". Waar in deze voorwaarden "wij" of "ons" staat, wordt Nofik bedoeld.
2. Deze voorwaarden gelden voor ieder zakelijk gebruik van Bookem en voor alle overeenkomsten tussen Nofik en de organisatie die Bookem gebruikt, hierna: de "Klant".
3. Bookem is uitsluitend bedoeld voor personen en organisaties die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bookem wordt niet als consumentenproduct aangeboden.
4. Wie namens een onderneming een account activeert of een abonnement afsluit, verklaart bevoegd te zijn die onderneming daaraan te binden.
5. Afwijkende afspraken gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.
6. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende volgorde:
   • a. een individuele schriftelijke overeenkomst of bestelling;
   • b. een eventuele SLA, voor zover het gaat om daarin opgenomen serviceniveaus;
   • c. de verwerkersovereenkomst, voor zover het gaat om verwerking van persoonsgegevens;
   • d. deze algemene voorwaarden.

2. Wat levert Bookem?

1. Bookem ondersteunt autoverhuurbedrijven bij hun bedrijfsvoering. Afhankelijk van het gekozen pakket kan dit onder meer gaan om boekingen, voertuigen, huurders, documenten, facturatie, schades, boetes, communicatie, automatisering, rapportage en AI- of OCR-functionaliteit.
2. Nofik mag functionaliteit van Bookem verbeteren, uitbreiden, vervangen of aanpassen voor productontwikkeling, beveiliging en betrouwbaarheid. Voor het wezenlijk beperken of verwijderen van betaalde functionaliteit gelden lid 3 en 4.
3. Beperken of verwijderen wij een bestaande betaalde functionaliteit zodanig dat dit het normale gebruik van Bookem door de Klant wezenlijk beïnvloedt, dan informeren wij de Klant ten minste 30 dagen vooraf. Is geen gelijkwaardige vervanging beschikbaar en vermindert de wijziging de overeengekomen dienstverlening wezenlijk, dan kan de Klant het abonnement beëindigen voordat de wijziging ingaat.
4. De aankondigingstermijn van 30 dagen uit lid 3 geldt niet als een wijziging eerder moet worden uitgevoerd vanwege een wettelijke verplichting, een acuut beveiligingsrisico of een externe omstandigheid buiten de invloed van Nofik. In dat geval informeren wij de Klant zo snel mogelijk.
5. Zonder afzonderlijke schriftelijke SLA garandeert Nofik geen minimum beschikbaarheidspercentage en geen vaste herstel- of oplostijd. De afspraken over onderhoud en support in artikel 15 blijven wel van toepassing.

3. Account en gebruik

1. De Klant krijgt gedurende de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om Bookem voor de eigen bedrijfsvoering te gebruiken.
2. De Klant zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen en dat accounts en inloggegevens zorgvuldig worden gebruikt.
3. De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van Bookem via de accounts die onder zijn organisatie vallen. Dit geldt niet voor misbruik dat aantoonbaar is veroorzaakt door een aan Nofik toerekenbaar beveiligingslek of een fout in de toegangsbeveiliging van Bookem.
4. De Klant mag Bookem niet:
   • a. gebruiken voor onrechtmatige activiteiten;
   • b. beschikbaar stellen of doorverkopen als eigen softwaredienst zonder onze toestemming;
   • c. opzettelijk verstoren of beveiligingsmaatregelen omzeilen;
   • d. gebruiken om rechten van Nofik of derden te schenden.
5. Bij misbruik, een ernstig beveiligingsrisico of kennelijk onrechtmatig gebruik mogen wij maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om het risico te stoppen of te beperken, zoals het tijdelijk blokkeren van een account, sessie, koppeling of specifieke functionaliteit. Waar dat redelijk mogelijk is, informeren wij de Klant vooraf. Bij een acuut risico informeren wij de Klant zo snel mogelijk achteraf.

4. Gratis proefperiode en bèta

1. Een nieuwe Klant kan Bookem gedurende 30 kalenderdagen kosteloos gebruiken, tenzij schriftelijk een andere proefperiode is afgesproken.
2. Ook tijdens de gratis proefperiode gelden deze voorwaarden en, waar van toepassing, de verwerkersovereenkomst.
3. De proefperiode wordt niet automatisch omgezet in een betaald abonnement.
4. Wij informeren de Klant uiterlijk zeven kalenderdagen voor afloop over het naderende einde van de proefperiode en de mogelijkheden om door te gaan. Het ontbreken van die herinnering leidt nooit automatisch tot een betaald abonnement.
5. Voor een betaald abonnement is een actieve bevestiging van de Klant nodig. Tot die bevestiging brengen wij geen abonnementsvergoeding in rekening.
6. Tijdens de proefperiode en voor functies die uitdrukkelijk als bèta, preview of experimenteel zijn aangeduid, geldt dat deze nog in ontwikkeling kunnen zijn. Functies kunnen veranderen en fouten, tijdelijke onderbrekingen of onvolledige resultaten kunnen voorkomen.
7. Zulke functionaliteit wordt voor zover wettelijk toegestaan geleverd zoals beschikbaar, zonder garantie dat zij foutloos, onafgebroken of geschikt voor ieder specifiek gebruiksdoel is.
8. Feedback die de Klant tijdens de proef of bèta geeft, mogen wij gebruiken om Bookem te verbeteren. Daarbij verkrijgen wij geen eigendomsrechten op Klantdata.

4a. Bèta en introductietarief

1. Het introductietarief is € 500 per maand exclusief btw voor alle functies die Bookem biedt op het moment dat de Klant start. Het geldt voor de eerste 10 Klanten die wij selecteren en uitnodigen voor de bèta en voor de 20 Klanten die daarna als eerste een account krijgen.
2. Een plek telt pas mee als wij de Klant hebben geselecteerd en zijn account actief is. De volgorde volgt de datum waarop het account actief werd. Wij houden daarvan een lijst bij.
3. Een aanmelding geeft geen recht op deelname aan de bèta, op een plek of op het introductietarief. Krijgt de Klant geen plek, dan zetten wij hem op de lijst voor de volgende ronde.
4. Ook met het introductietarief begint de Klant met de gratis proefperiode uit artikel 4. Stopt de Klant in die periode, dan gaat zijn plek naar de volgende Klant op de lijst.
5. Inbegrepen zijn alle functies die Bookem biedt op het moment dat de Klant start, de verbeteringen daarop, support en hulp bij het inrichten en importeren. Nieuwe pakketten of functies die wij later apart aanbieden, vallen er niet automatisch onder. Niet inbegrepen zijn post die via Bookem wordt verstuurd (bijvoorbeeld via Postbode) en het gebruik van AI en tekstherkenning boven de maandlimiet; die kosten worden apart in rekening gebracht als de Klant ze gebruikt.
6. Het introductietarief geldt voor één bedrijf (één KvK-nummer) met ten hoogste 50 voertuigen. Bij meer voertuigen of vestigingen onder een ander KvK-nummer maken wij een aparte afspraak.
7. Het introductietarief staat 6 maanden vast, gerekend vanaf de eerste betaalde abonnementsmaand. Het abonnement blijft maandelijks opzegbaar volgens artikel 5.
8. Na die 6 maanden gelden de pakketten en prijzen van dat moment. Wij laten de Klant minimaal 60 dagen vooraf weten welk pakket en welke prijs dan gelden. De Klant kan dan overstappen naar een ander pakket of opzeggen.
9. Het introductietarief hoort bij de Klant en is niet overdraagbaar. Zegt de Klant op en komt hij later terug, dan geldt de prijs van dat moment.

5. Betaald abonnement

1. Een betaald abonnement ontstaat pas nadat de Klant daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
2. Tenzij schriftelijk anders is afgesproken, loopt het betaalde abonnement na activatie door in abonnementsperioden van één maand totdat de Klant opzegt.
3. De Klant kan het abonnement op ieder moment opzeggen. Het abonnement eindigt dan aan het einde van de lopende betaalde maand.
4. Reeds betaalde abonnementskosten over de lopende abonnementsperiode worden niet naar rato terugbetaald.
5. De Klant kan tijdens de proefperiode stoppen zonder abonnementsverplichting.

6. Prijzen en betaling

1. Alle zakelijke prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. De voor de Klant geldende prijs blijkt uit de bestelling, offerte, het gekozen pakket of een andere schriftelijke prijsafspraak.
3. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij op de factuur of in de overeenkomst een andere termijn staat.
4. Is een factuur na de betaaltermijn niet voldaan, dan sturen wij eerst een betalingsherinnering met een nieuwe uiterste betaaldatum.
5. Is op die uiterste betaaldatum nog niet volledig betaald, dan mogen wij de toegang tot betaalde functionaliteit geheel of gedeeltelijk opschorten totdat de betalingsachterstand is voldaan.
6. Opschorting wegens betalingsachterstand blokkeert de export van Klantdata niet. Alleen als export technisch niet mogelijk is, een beveiligingsrisico oplevert of wettelijk niet is toegestaan, mag de export tijdelijk worden beperkt.
7. Over achterstallige zakelijke betalingen kan de wettelijke handelsrente worden berekend. Redelijke buitengerechtelijke incassokosten kunnen eveneens worden doorberekend voor zover de wet dat toestaat.
8. Een opschorting wegens niet-betaling beëindigt de betalingsverplichting voor reeds afgenomen diensten niet.

7. Prijswijzigingen

1. Wij mogen abonnementsprijzen aanpassen.
2. Een prijsverhoging voor een bestaand abonnement wordt minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd en gaat niet eerder in dan bij de eerstvolgende abonnementsperiode die na die 30 dagen begint.
3. Een prijswijziging heeft geen terugwerkende kracht.
4. Voor het einde van het introductietarief uit artikel 4a geldt in plaats van 30 dagen een aankondigingstermijn van minimaal 60 dagen.

8. Klantdata

1. Onder "Klantdata" verstaan wij gegevens en bestanden die de Klant of zijn gebruikers in Bookem invoeren, uploaden of via Bookem laten verwerken voor de eigen bedrijfsvoering.
2. De Klant behoudt de zeggenschap en eventuele intellectuele eigendomsrechten op zijn Klantdata. Nofik wordt door het gebruik van Bookem geen eigenaar van deze gegevens.
3. De Klant geeft Nofik alleen de rechten die noodzakelijk zijn om de overeengekomen dienst te leveren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen.
4. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van gegevens die hij zelf invoert of aan Bookem laat aanleveren.
5. Wij mogen technische validaties en controles uitvoeren, maar garanderen niet dat door de Klant, een derde of een externe bron aangeleverde informatie inhoudelijk juist of volledig is.

9. Persoonsgegevens

1. Voor persoonsgegevens die Nofik voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerkt, zoals contact-, account-, factuur- en bepaalde supportgegevens, geldt ons privacybeleid.
2. Voor persoonsgegevens die de Klant via Bookem verwerkt voor zijn verhuurbedrijf, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Nofik verwerker. Voor verwerkingen waarvoor Nofik zelf het doel en de essentiële middelen bepaalt, is Nofik zelf verwerkingsverantwoordelijke.
3. Op die verwerking is de afzonderlijke Verwerkersovereenkomst Bookem van toepassing.
4. De Klant zorgt ervoor dat hij een geldige grondslag en andere benodigde bevoegdheden heeft om persoonsgegevens in Bookem te verwerken.
5. De Klant voert geen persoonsgegevens in die hij niet rechtmatig mag verwerken en beperkt de verwerking tot gegevens die noodzakelijk zijn voor zijn bedrijfsdoel.
6. De Klant verwerkt via Bookem alleen persoonsgegevens die hij rechtmatig en voor zijn bedrijfsdoel noodzakelijk mag verwerken. BSN's en volledige kopieën of scans van identiteitsdocumenten worden alleen verwerkt voor zover dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is. Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten worden alleen verwerkt als daarvoor zowel een geldige grondslag onder de AVG als een toepasselijke wettelijke uitzondering bestaat. Gegevens over boetes of overtredingen zijn niet automatisch strafrechtelijke persoonsgegevens; de Klant beoordeelt dit op basis van de aard en context van de betreffende verwerking. De technische mogelijkheid om gegevens in Bookem op te slaan of te verwerken geeft de Klant op zichzelf geen wettelijke bevoegdheid om die gegevens te verwerken.
7. Als een instructie van de Klant naar ons oordeel in strijd lijkt met toepasselijke privacywetgeving, mogen wij de uitvoering daarvan opschorten en de Klant daarop wijzen.

10. AI, OCR en automatische functies

1. Bookem kan gebruikmaken van kunstmatige intelligentie, OCR en andere vormen van automatische verwerking.
2. Deze functies zijn bedoeld om werkzaamheden te ondersteunen, bijvoorbeeld bij het uitlezen, zoeken, samenvatten, controleren of structureren van informatie.
3. AI- en OCR-resultaten kunnen fouten of onvolledigheden bevatten. De Klant controleert uitkomsten voordat hij daarop een beslissing baseert die juridische, fiscale, financiële of andere relevante gevolgen heeft.
4. Nofik probeert de kwaliteit en betrouwbaarheid van deze functies technisch te bewaken, maar garandeert geen foutloze herkenning of inhoudelijke juistheid.
5. Klantdata wordt niet gebruikt om algemene AI-modellen van Nofik te trainen.
6. Een externe AI- of OCR-leverancier die namens Nofik persoonsgegevens van de Klant verwerkt, wordt als subverwerker ingezet en opgenomen in de subverwerkerslijst. De verdere afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.
7. Wij richten dergelijke integraties erop in dat klantgegevens niet door de betreffende leverancier voor algemene modeltraining worden gebruikt, tenzij de Klant daar uitdrukkelijk afzonderlijk mee instemt.
8. Wij beperken de gegevens die voor een AI- of OCR-taak worden verwerkt zoveel mogelijk tot wat voor die taak nodig is.
9. Waar rechtstreeks met een AI-functie wordt gecommuniceerd, maken wij dat duidelijk wanneer de toepasselijke wetgeving dat vereist.

11. Productverbetering en gebruiksinformatie

1. Wij mogen technische gebruiksgegevens gebruiken om Bookem te beveiligen, onderhouden, analyseren en verbeteren.
2. Wij mogen daarnaast daadwerkelijk geanonimiseerde of geaggregeerde informatie gebruiken voor productontwikkeling, statistiek en kwaliteitsverbetering.
3. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:
   • a. soorten zoekvragen;
   • b. onderwerpen waarop gebruikers geen goed antwoord vinden;
   • c. foutpatronen;
   • d. gebruik van functies;
   • e. kwaliteitssignalen van zoek- of AI-resultaten.
4. Voor deze productverbetering gebruiken wij geen informatie die redelijkerwijs nog naar een natuurlijke persoon of specifieke Klant kan worden herleid.
5. Het tijdelijk verwerken van niet-geanonimiseerde technische logs valt niet onder deze bepaling en moet een zelfstandige geldige verwerkingsgrond en bewaartermijn hebben volgens onze privacy- en verwerkersafspraken.

12. Automatische communicatie en acties

1. Bookem kan namens de Klant berichten of andere acties automatisch uitvoeren, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp.
2. De Klant bepaalt de instellingen, ontvangers en bedrijfsinhoud van dergelijke communicatie en is verantwoordelijk voor de juridische grondslag voor verzending daarvan.
3. Nofik is verantwoordelijk voor de technische uitvoering van automatische acties binnen Bookem en voor het doorgeven van de ingestelde opdracht aan de gekoppelde dienst.
4. Een technisch succesvolle verzending betekent niet dat aflevering bij de ontvanger gegarandeerd is. Aflevering kan mede afhangen van externe netwerken en leveranciers.

13. Belastingen, administratie en juridische beslissingen

1. Bookem kan functies aanbieden die ondersteunen bij facturatie, btw, contracten, boetes, schades of andere administratieve werkzaamheden.
2. Bookem vervangt daarmee geen accountant, fiscalist of juridisch adviseur.
3. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn aangiften, administratie, overeenkomsten met huurders en andere bedrijfsbeslissingen.
4. Bookem voert berekeningen en automatiseringen uit op basis van de beschikbare gegevens, configuratie en ingestelde regels. De Klant blijft verantwoordelijk voor de controle of een uitkomst in zijn situatie juridisch en fiscaal juist kan worden toegepast.

14. Externe diensten

1. Voor sommige functies gebruikt Bookem externe diensten, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail, WhatsApp, betalingen, AI, OCR of andere koppelingen.
2. Sommige externe diensten kunnen eigen voorwaarden, beperkingen of beschikbaarheid hebben.
3. Wij kunnen niet garanderen dat een onafhankelijke externe dienst altijd beschikbaar blijft of zijn functionaliteit ongewijzigd voortzet.
4. Wij blijven wel verantwoordelijk voor onze eigen keuzes, configuratie en verplichtingen voor zover die volgens de overeenkomst en de wet aan Nofik kunnen worden toegerekend.
5. Als de Klant zelf rechtstreeks een externe dienst of account koppelt, blijft de overeenkomst tussen de Klant en die externe partij zijn eigen verantwoordelijkheid.

15. Beschikbaarheid, onderhoud en support

1. Nofik onderhoudt Bookem en treft technische en organisatorische maatregelen voor de beveiliging, continuïteit en beschikbaarheid van de dienst.
2. Storingen en onderbrekingen kunnen voorkomen. Zonder afzonderlijke SLA garanderen wij geen specifiek beschikbaarheidspercentage.
3. Nofik mag onderhoud, updates en beveiligingswerkzaamheden uitvoeren. Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid merkbaar kan beïnvloeden, kondigen wij vooraf aan.
4. Bij urgente beveiligings- of herstelwerkzaamheden kan voorafgaande aankondiging achterwege blijven.
5. Support is beschikbaar via de daarvoor aangewezen e-mail- en WhatsApp-kanalen.
6. Nofik geeft binnen 2 werkdagen een eerste reactie op een supportverzoek. Dit is geen garantie dat het probleem binnen die termijn is opgelost.

16. Back-ups

1. Wij gebruiken back-ups als onderdeel van onze maatregelen voor continuïteit en beveiliging.
2. Nofik maakt dagelijks back-ups van de productiegegevens die voor herstel nodig zijn. De bewaartermijnen en verdere inrichting staan in het beveiligings- en bewaarbeleid.
3. Een back-up is een herstelvoorziening en geen afzonderlijke archiefdienst.
4. Bij gegevensverlies door een storing herstelt Nofik, waar technisch mogelijk, vanuit de meest recente bruikbare back-up. Gegevens die na die back-up zijn gewijzigd, kunnen verloren gaan.
5. De verdere afspraken over persoonsgegevens in back-ups, waaronder verwijdering na beëindiging, worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst en het bijbehorende beveiligings- en bewaarbeleid.

17. Export en beëindiging van data

1. De Klant kan gedurende de overeenkomst en gedurende de toepasselijke termijn na beëindiging zijn exporteerbare Klantdata en digitale assets opvragen in een redelijk bruikbaar en, waar passend, gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
2. De export omvat, voor zover binnen Bookem aanwezig, gegevens en bestanden die de Klant heeft ingevoerd of geüpload, gegevens die door het gebruik van Bookem voor de Klant zijn ontstaan, bijbehorende relevante metadata en overdraagbare instellingen, sjablonen en configuraties van de Klant.
3. Interne systeemgegevens van Bookem, zoals broncode, algoritmen, beveiligingsgegevens, interne logs en andere gegevens die uitsluitend nodig zijn voor de werking van Bookem, maken geen deel uit van de export. Hetzelfde geldt voor gegevens waarvan overdracht rechten, bedrijfsgeheimen of de beveiliging van Nofik of derden zou schenden.
4. Als de Klant wil overstappen naar een andere aanbieder of een eigen ICT-omgeving, kan hij dit schriftelijk aan Nofik doorgeven. Nofik stelt de beschikbare exports, relevante technische informatie en benodigde toegang voor de overstap beschikbaar en houdt de beveiliging en dienstverlening tijdens de overstap in stand voor zover de wet dat vereist.
5. De overstap wordt zonder onnodige vertraging uitgevoerd en duurt maximaal 30 kalenderdagen nadat deze is gestart. Is dit technisch niet haalbaar, dan informeren wij de Klant daar binnen 14 werkdagen over, motiveren wij waarom en noemen wij een alternatieve overgangstermijn die niet langer is dan wettelijk toegestaan. De Klant kan de overgangstermijn eenmaal verlengen met een termijn die hij voor de overstap geschikter acht.
6. Na afronding van een overstap blijven de betreffende gegevens minimaal 30 kalenderdagen beschikbaar om te worden opgehaald. Na het einde van een proefperiode of abonnement bewaren wij de normale productieomgeving 90 dagen voor export en, waar technisch mogelijk, heractivatie.
7. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn mogen wij de gegevens definitief verwijderen, behalve wanneer verdere bewaring nodig is vanwege een wettelijke bewaarplicht, de afgesproken back-upcyclus of een andere geldige juridische reden. Persoonsgegevens worden behandeld overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en toepasselijke privacywetgeving.
8. Voor zover voor een overstap kosten in rekening mogen worden gebracht, beperken wij die tot hetgeen wettelijk is toegestaan. Vanaf 12 januari 2027 brengen wij geen afzonderlijke overstapkosten in rekening voor handelingen waarvoor de Data Act dit verbiedt.
9. Persoonsgegevens worden uiteindelijk verwijderd of teruggegeven overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

18. Intellectuele eigendom

1. Alle rechten op Bookem, waaronder software, ontwerp, broncode, databasestructuur, documentatie, merk en functionaliteit, blijven bij Nofik of haar licentiegevers.
2. De Klant koopt geen eigendom van de software maar krijgt gedurende de overeenkomst het overeengekomen gebruiksrecht.
3. Klantdata blijft van de Klant voor zover daarop rechten kunnen rusten.
4. Algemene feedback, ideeën en verbetersuggesties die de Klant vrijwillig aan ons geeft, mogen wij zonder vergoeding gebruiken voor verbetering van Bookem, zolang wij daarbij geen vertrouwelijke Klantdata openbaar maken.

19. Vertrouwelijkheid

1. Beide partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de andere partij vertrouwelijk.
2. Informatie is in ieder geval vertrouwelijk als uit de aard ervan redelijkerwijs duidelijk is dat zij niet voor derden is bestemd.
3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
   • a. al rechtmatig openbaar was;
   • b. onafhankelijk is verkregen zonder geheimhoudingsplicht;
   • c. met toestemming wordt gedeeld;
   • d. op grond van wet of bindend overheidsbevel moet worden verstrekt.
4. Persoonsgegevens worden daarnaast volgens de privacywetgeving en de verwerkersovereenkomst behandeld.

20. Opschorting en beëindiging

1. De Klant kan een betaald maandabonnement op ieder moment opzeggen tegen het einde van de lopende abonnementsmaand.
2. Wij kunnen een abonnement met een opzegtermijn van ten minste één maand beëindigen.
3. Wij mogen de overeenkomst of toegang eerder geheel of gedeeltelijk beëindigen of opschorten als:
   • a. de Klant ondanks herinnering niet betaalt;
   • b. Bookem ernstig of onrechtmatig wordt misbruikt;
   • c. sprake is van een wezenlijk beveiligingsrisico;
   • d. de Klant een ernstige contractuele tekortkoming niet herstelt binnen de in onze schriftelijke melding genoemde termijn van ten minste 14 kalenderdagen, tenzij de tekortkoming niet kan worden hersteld of onmiddellijk ingrijpen noodzakelijk is;
   • e. wij wettelijk verplicht zijn de dienstverlening te stoppen.
4. Bij een situatie die redelijkerwijs kan worden hersteld, geven wij de Klant eerst gelegenheid dat te doen, tenzij onmiddellijk ingrijpen noodzakelijk is.
5. Beëindiging tast reeds ontstane betalingsverplichtingen niet aan.
6. De regels over export en de 90-dagentermijn blijven na normale beëindiging van toepassing.

21. Aansprakelijkheid tijdens proef en bèta

1. De Klant begrijpt dat de gratis proefperiode en uitdrukkelijk als bèta of preview aangeboden functies nog in ontwikkeling kunnen zijn.
2. Voor zover de wet dat toestaat is Nofik niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door het gebruik van gratis proef- of bètafunctionaliteit.
3. Dit geldt niet voor aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten en niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Nofik.
4. Als ondanks deze uitsluiting toch een schadevergoedingsplicht voor de gratis proefperiode bestaat, is die aansprakelijkheid maximaal gelijk aan één maand van de op dat moment geldende standaardprijs van het gebruikte pakket, tenzij de wet een hogere vergoeding verplicht.

22. Aansprakelijkheid bij betaald gebruik

1. Nofik is alleen aansprakelijk voor aantoonbare directe schade die rechtstreeks voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming van Nofik.
2. Als herstel mogelijk is, ontstaat aansprakelijkheid pas nadat de Klant Nofik schriftelijk op het probleem heeft gewezen, voldoende heeft beschreven wat er misgaat en een redelijke termijn heeft gegeven om het probleem te herstellen.
3. Nofik is voor zover wettelijk toegestaan niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder:
   • a. gederfde omzet of winst;
   • b. gemiste verhuur of andere zakelijke kansen;
   • c. gemiste besparingen;
   • d. bedrijfsstilstand;
   • e. reputatie- of goodwillverlies;
   • f. gevolgschade;
   • g. schade die ontstaat doordat de Klant onjuiste gegevens, instellingen of instructies heeft gebruikt.
4. De totale aansprakelijkheid van Nofik is per gebeurtenis en per reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot de abonnementsvergoeding die de Klant in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald.
5. Vindt de gebeurtenis plaats binnen de eerste drie maanden van een betaald abonnement, dan geldt als maximum drie keer de op dat moment geldende maandelijkse abonnementsvergoeding.
6. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Nofik of voor zover aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet kan worden beperkt.
7. De Klant meldt een mogelijke schadeclaim zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk nadat hij de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Nofik heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. De Klant verstrekt daarbij voldoende informatie om de oorzaak, omvang en mogelijke beperking van de schade te kunnen onderzoeken. Een te late melding beperkt een aanspraak alleen voor zover Nofik daardoor aantoonbaar is benadeeld bij het onderzoeken van de oorzaak, het voeren van verweer of het voorkomen of beperken van verdere schade, en alleen voor zover de wet dat toestaat.
8. De Klant neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen of te beperken.

23. Aansprakelijkheid voor gegevens en derden

1. Wij zijn niet aansprakelijk voor fouten die rechtstreeks voortvloeien uit onjuiste of onvolledige gegevens van de Klant of een door hem gekozen derde.
2. Wij zijn evenmin aansprakelijk voor zelfstandige storingen of wijzigingen bij externe diensten die buiten onze redelijke invloed liggen.
3. Dit laat onze verantwoordelijkheid voor een aan Nofik toerekenbare verkeerde configuratie, onzorgvuldige keuze of eigen contractuele verplichting onverlet.
4. Verlies van gegevens valt onder de algemene aansprakelijkheidsbeperkingen van deze voorwaarden.

24. Vrijwaring

1. De Klant is verantwoordelijk voor zijn eigen gebruik van Bookem en voor gegevens en instructies die hij aan Nofik verstrekt.
2. Als een derde Nofik aanspreekt vanwege onrechtmatig handelen van de Klant, onrechtmatige Klantdata of een onrechtmatige instructie van de Klant, vergoedt de Klant de redelijke schade en redelijke externe kosten die daar rechtstreeks uit voortvloeien, voor zover de aanspraak aan de Klant kan worden toegerekend.
3. Nofik informeert de Klant zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk over een dergelijke aanspraak en geeft de Klant een redelijke mogelijkheid om informatie te verstrekken en mee te werken aan het verweer. Dit verhindert Nofik niet om maatregelen te nemen die redelijkerwijs onmiddellijk nodig zijn om schade, aansprakelijkheid of verdere kosten te voorkomen of te beperken.
4. Geen van beide partijen treft zonder redelijke afstemming met de andere partij een schikking die namens die andere partij aansprakelijkheid erkent of nieuwe verplichtingen voor die andere partij creëert.
5. De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak of schade is veroorzaakt door een aan Nofik toerekenbare tekortkoming.

25. Overmacht

1. Een partij is niet aansprakelijk voor het niet nakomen van een verplichting als dat het gevolg is van een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloed ligt en volgens de wet niet voor haar rekening komt.
2. Hieronder kunnen onder meer vallen grootschalige internet- of stroomstoringen, natuurrampen, oorlog, overheidsmaatregelen en ernstige verstoringen van essentiële infrastructuur.
3. Uitval van een leverancier geldt niet automatisch als overmacht; dat hangt af van de omstandigheden en van wat redelijkerwijs van Nofik kon worden verwacht.
4. Duurt een situatie van overmacht langer dan 60 dagen en kan de dienstverlening wezenlijk niet worden hervat, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding over de resterende periode.

26. Wijziging van deze voorwaarden

1. Wij mogen deze voorwaarden aanpassen wanneer regelgeving, het product of onze dienstverlening daarom vraagt.
2. Materiële wijzigingen melden wij ten minste 30 dagen voordat ze ingaan.
3. Een wijziging die noodzakelijk is vanwege wetgeving of een acuut beveiligingsrisico kan eerder ingaan.
4. Als een wijziging de positie van een betalende Klant wezenlijk verslechtert, kan de Klant het abonnement vóór de ingangsdatum beëindigen.
5. De versie die gold op het moment van een gebeurtenis blijft bepalend voor rechten en verplichtingen die uit die gebeurtenis zijn ontstaan.

27. Communicatie

1. Wij mogen contractuele en operationele berichten versturen via het zakelijke e-mailadres dat bij het account staat geregistreerd en, waar passend, via Bookem zelf.
2. De Klant zorgt dat zijn contactgegevens actueel blijven.
3. Formele vragen of mededelingen aan Nofik kunnen worden gestuurd naar info@bookem.nl.

28. Nederlands recht en geschillen

1. Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen.
3. Als dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waarin Nofik statutair of feitelijk is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

29. Slotbepalingen

1. Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden.
2. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige bepaling die het doel en de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.
3. Het niet direct uitoefenen van een recht betekent niet dat een partij afstand doet van dat recht.
4. Bepalingen die naar hun aard ook na beëindiging behoren voort te duren, waaronder bepalingen over vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, gegevens, aansprakelijkheid en openstaande betalingen, blijven na beëindiging gelden.