Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Bookem is een dienst van Nofik, gevestigd in Harlingen (KVK 98865498, btw 868677358B01). In dit privacybeleid staat welke persoonsgegevens wij zelf verwerken, waarom, hoe lang en wat jouw rechten zijn. Het geldt voor deze website en voor je account bij Bookem.

2. Wie is waarvoor verantwoordelijk

Er zijn twee situaties, en die zijn bewust gescheiden:

• Gegevens over jou als (toekomstige) klant van Bookem. Je contactgegevens, beta-aanmelding, account, facturen en supportvragen. Daarvoor is Nofik verantwoordelijk. Dit privacybeleid gaat daarover.
• Gegevens die een verhuurder in Bookem zet, zoals huurders, rijbewijzen, boekingen, boetes en schades. Daarvoor is de verhuurder verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de verhuurder en volgens de verwerkersovereenkomst die we met elke verhuurder sluiten. We kijken er niet in voor eigen doelen en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Huur je een auto bij een verhuurder die Bookem gebruikt en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan contact op met die verhuurder. Wij helpen de verhuurder om je vraag snel te beantwoorden.

3. Welke gegevens we gebruiken en waarom

• Contactformulier. Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht, om je vraag te beantwoorden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Beta-aanmelding en wachtlijst. Bedrijfsnaam, KVK-nummer, website, aantal medewerkers en voertuigen, je naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en wat je ons vertelt over je werkwijze. Daarmee kiezen we de deelnemers, nemen we contact op en zetten we je account klaar. Op de wachtlijst bewaren we alleen je e-mailadres, om je te laten weten wanneer je mee kunt doen. Grondslag: de stappen die je zelf zet om een overeenkomst met ons te sluiten.
• Account en abonnement. Naam, e-mailadres en rol van de gebruikers, bedrijfs- en factuurgegevens en betalingen. Nodig om Bookem te leveren en te factureren. Grondslag: de overeenkomst, en voor facturen onze wettelijke bewaarplicht.
• Support. Wat je ons vraagt of stuurt via e-mail of WhatsApp, om je te helpen. Stuur ons nooit ongevraagd gegevens van huurders mee.
• Technische gegevens. IP-adres, browser, bezochte pagina en tijdstip in de logbestanden van de server, alleen om de website en Bookem veilig te houden en storingen op te lossen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Bezoekersstatistiek. Om te zien hoe de website wordt gebruikt, tellen we paginaweergaven met een eigen, eenvoudige teller op onze eigen server, zonder cookies en zonder andere partijen. Per weergave bewaren we alleen de dag en het uur, de bezochte pagina, het domein van de website waar je vandaan kwam, of je een computer, tablet of telefoon gebruikt en een eventuele campagnecode (utm_source) uit de link. Om bezoekers per dag te kunnen tellen, maken we van je IP-adres en browsergegevens een onomkeerbare code met een geheime sleutel die elke dag wordt vervangen en daarna wordt weggegooid. Je IP-adres en browsergegevens zelf slaan we hiervoor niet op, en we kunnen je niet over meerdere dagen volgen. Gebruik je Do Not Track of Global Privacy Control, dan tellen we je bezoek niet. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.

We gebruiken je gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde besluiten, en we verkopen of verhuren ze nooit.

4. Met wie we gegevens delen

Alleen met partijen die we nodig hebben om Bookem te leveren, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben:

• Hosting en e-mail: Hetzner in Duitsland. Website, app en onze eigen mailserver staan daar, binnen de EU.
• Betalen en administratie: de partijen waarmee we het abonnement innen en onze boekhouding voeren.
• AI en tekstherkenning: alleen als je die functies in Bookem gebruikt, met zo min mogelijk gegevens en zonder dat de leverancier ze voor training mag gebruiken.

Met elke partij die namens ons gegevens verwerkt, maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Gaan gegevens toch buiten de EU, dan alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft. Daarnaast geven we gegevens alleen af als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactberichten: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Beta-aanmeldingen: zolang de beta loopt. Krijg je geen plek of stop je na de beta, dan verwijderen we je aanmelding uiterlijk 6 maanden na het einde van de beta.
• Wachtlijst: tot je je afmeldt of tot we je hebben uitgenodigd, en uiterlijk 12 maanden.
• Account: zolang je klant bent. Na het einde blijft je omgeving 90 dagen beschikbaar voor export, daarna verwijderen we de gegevens.
• Facturen en betalingen: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Logbestanden van de server: 14 dagen.
• Bezoekersstatistiek: 13 maanden; de dagelijkse sleutel voor het tellen van bezoekers: één dag.
• Back-ups worden na een vaste periode automatisch overschreven. Verwijderde gegevens verdwijnen daarmee ook uit de back-ups.

6. Cookies

Deze website plaatst geen advertentie-, volg- of analysecookies en gebruikt geen trackers van anderen. Bezoekers tellen we zonder cookies en zonder iets op je apparaat op te slaan (zie hoofdstuk 3, Bezoekersstatistiek). Lettertypen en beelden laden we van onze eigen server, niet van Google of andere partijen. In de Bookem-app gebruiken we alleen de cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven en de app veilig te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.

7. Beveiliging

We beveiligen gegevens zoals je van een zakelijke dienst mag verwachten: versleutelde verbindingen (https), gescheiden omgevingen per verhuurder, tweestapsverificatie die je zelf kunt aanzetten, dagelijkse back-ups en toegang alleen voor wie dat voor zijn werk nodig heeft. Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.

Heb je een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het aan info@bookem.nl. We waarderen dat en reageren snel.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen, om bezwaar te maken, de verwerking te laten beperken en je gegevens mee te nemen naar een andere partij. Mail daarvoor naar info@bookem.nl. We reageren binnen een maand en vragen je alleen om je identiteit te bevestigen als dat nodig is.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Passen we dit privacybeleid aan, dan staat de nieuwe versie hier met de datum waarop hij ingaat. Bij belangrijke wijzigingen laten we het klanten vooraf per e-mail weten.